Trong kỷ nguyên số, nơi dữ liệu khách hàng là tài sản, CRM (Customer Relationship Management) không còn là công cụ đơn thuần để ghi chú hay lưu trữ. Với nhân viên kinh doanh hiện đại, CRM là một “trợ lý chiến lược” thực thụ, hỗ trợ theo dõi hành trình khách hàng, tối ưu hoạt động bán hàng và nâng cao trải nghiệm cá nhân hóa.
CRM và vai trò quan trọng trong công việc hàng ngày của nhân viên bán hàng
Với tốc độ tăng trưởng khách hàng và dữ liệu ngày càng lớn, việc quản lý khách hàng bằng CRM không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian, mà còn:
- Hệ thống hóa thông tin từ mọi điểm chạm: gọi điện, email, gặp trực tiếp…
- Tự động nhắc lịch follow-up đúng thời điểm
- Truy xuất lịch sử tương tác nhanh chóng chỉ bằng vài cú nhấp
- Cá nhân hóa nội dung tư vấn và chăm sóc theo từng tệp khách cụ thể
Phần mềm CRM cho sale chính là “bản đồ thông minh” giúp nhân viên kinh doanh định vị đâu là khách tiềm năng, đâu là điểm nóng cần chốt, và đâu là cơ hội cần tái khai thác.
Thực trạng: Nhiều nhân viên chỉ “nhập liệu cho có” mà chưa khai thác sức mạnh của CRM
Dù đã được triển khai trong nhiều doanh nghiệp, nhưng trên thực tế:
- Không ít nhân viên chỉ xem CRM là “nơi để báo cáo”
- Thao tác theo kiểu đối phó: nhập sơ sài, không cập nhật, bỏ quên khách tiềm năng
- Không tận dụng được các công cụ phân loại, báo cáo, nhắc lịch, tích hợp email/sms…
Điều này khiến CRM trở thành kho dữ liệu thụ động, chứ không còn là công cụ giúp bán hàng chủ động và tăng trưởng bền vững.
Lợi ích vượt trội khi biết cách sử dụng CRM hiệu quả
Ngược lại, với những ai biết cách sử dụng CRM hiệu quả, phần mềm này trở thành đòn bẩy gia tăng doanh số và tiết kiệm thời gian vượt trội. Cụ thể:
✅ Tăng tỉ lệ chốt đơn: CRM giúp bạn biết khách nào đang “nóng”, lý do do dự là gì, từ đó điều chỉnh kịch bản tư vấn phù hợp.
✅ Cá nhân hóa chăm sóc: Với lịch sử hành vi, nhu cầu và tương tác được lưu trữ chi tiết, bạn có thể tạo trải nghiệm riêng cho từng khách.
✅ Tiết kiệm thời gian quản lý: Tự động hóa quy trình nhắc lịch, gửi email, theo dõi tiến độ… giúp bạn dành thời gian cho việc thực sự quan trọng: bán hàng.
✅ Nâng cao năng suất cá nhân: Biết rõ mình đang ở đâu trong quy trình chốt sales, từ đó chủ động lên kế hoạch và bám sát mục tiêu doanh số.
📌 Tóm lại, nếu biết cách tận dụng đúng cách, CRM cho nhân viên bán hàng không chỉ là phần mềm báo cáo, mà là hệ sinh thái hỗ trợ bán hàng toàn diện – từ quản lý mối quan hệ khách hàng đến tối ưu hiệu suất từng ngày.
Chúng ta hãy cùng khám phá 10 mẹo sử dụng CRM hiệu quả giúp nhân viên kinh doanh bán nhanh hơn – đúng khách hơn – thông minh hơn.
Xem thêm: Lựa chọn phần mềm CRM phù hợp cho doanh nghiệp
I. 10 mẹo sử dụng CRM hiệu quả cho nhân viên bán hàng
Bạn đang sử dụng CRM mỗi ngày nhưng chưa thấy rõ hiệu quả? Có thể bạn mới chỉ “dùng” chứ chưa thực sự “tận dụng”. Dưới đây là 10 mẹo sử dụng CRM thực chiến, giúp nhân viên kinh doanh dùng CRM hiệu quả hơn, tăng tốc bán hàng – không bỏ lỡ cơ hội.
1. Ghi chú đầy đủ ngay sau mỗi lần gặp/gọi khách
Ngay sau khi kết thúc cuộc gọi hoặc gặp mặt, hãy cập nhật ngay ghi chú chi tiết vào CRM. Đừng để đến cuối ngày hoặc “để mai tính”, vì bạn sẽ dễ quên những chi tiết quan trọng như:
- Khách đang cần gì?
- Có ai là người quyết định?
- Phản ứng khách ra sao khi báo giá?
CRM là “nhật ký trí nhớ số” của bạn. Mỗi ghi chú đầy đủ là một viên gạch xây nên hiểu biết sâu sắc về khách hàng – thứ mà đối thủ không dễ có được.
2. Thiết lập nhắc nhở – theo dõi sát từng giai đoạn
Trong hành trình bán hàng, thời điểm tiếp cận đúng là yếu tố mang tính quyết định. Chỉ cần một vài ngày không liên hệ lại, khách hàng tiềm năng có thể mất hứng thú, chuyển nhu cầu sang đối thủ, hoặc đơn giản là… quên mất bạn là ai. Đây là lý do vì sao việc thiết lập hệ thống nhắc việc trong CRM trở thành một kỹ năng sống còn của mỗi nhân viên kinh doanh.
Để sử dụng CRM hiệu quả, bạn cần tận dụng triệt để các tính năng như:
✅ Lịch nhắc follow-up sau khi gửi báo giá hoặc gặp trực tiếp
✅ Tự động đặt lịch gọi lại sau lần liên hệ đầu tiên (ví dụ: sau 3 ngày không phản hồi)
✅ Thiết lập chu kỳ chăm sóc lại khách cũ (mỗi 30–60 ngày tùy ngành)
✅ Thông báo lịch hẹn tích hợp Google Calendar/Zalo OA, tránh bỏ sót cuộc gọi quan trọng
Việc này không chỉ giúp bạn duy trì mạch chăm sóc liên tục, mà còn tạo ấn tượng chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Không cần ghi nhớ mọi thứ bằng trí nhớ – CRM sẽ là “bộ não phụ trợ” theo dõi sát từng giai đoạn từ tiếp cận → nurturing → chốt sale.
💡 Mẹo nhỏ: Bạn nên thiết lập template nhắc việc theo từng loại khách hàng để tiết kiệm thời gian. Ví dụ:
-
Với khách “quan tâm giá” → hẹn gọi lại sau khi gửi báo giá 2 ngày
-
Với khách “cần trình bày chi tiết” → hẹn demo sản phẩm 3 ngày sau lần đầu trao đổi
3. Ưu tiên xử lý lead “nóng” theo phân loại trên CRM
Không phải mọi khách hàng đều có cùng mức độ sẵn sàng mua hàng. Việc dàn trải chăm sóc mọi lead theo cùng một cách vừa tốn thời gian, vừa làm giảm hiệu quả chốt đơn. Đây là lúc CRM cho nhân viên bán hàng phát huy sức mạnh với tính năng Lead Scoring – hệ thống tự động chấm điểm tiềm năng khách hàng dựa trên hành vi thực tế.
🔍 Cách phần mềm CRM hỗ trợ phân loại lead:
-
Mở email, nhấp link sản phẩm, phản hồi form đăng ký → Điểm số cao
-
Không phản hồi, hủy lịch hẹn → Điểm số thấp
-
Tương tác nhiều kênh (web, social, telesale…) → Ưu tiên chăm sóc
Việc sử dụng CRM hiệu quả ở đây không chỉ là ghi nhận thông tin, mà là biết phân bổ thời gian đúng chỗ:
-
Gọi ngay cho khách có hành vi tương tác cao → Tăng cơ hội chốt nhanh
-
Nuôi dưỡng khách chưa sẵn sàng → Gửi email định kỳ, duy trì kết nối
-
Loại bỏ các lead “ảo” → Tiết kiệm tài nguyên đội sale
💡 Mẹo sử dụng CRM thông minh:
Hãy thường xuyên lọc và gắn tag cho lead theo độ “nóng – ấm – nguội” dựa trên điểm số CRM. Điều này giúp bạn tập trung đúng người, đúng thời điểm, thay vì mất thời gian chạy theo những cơ hội chưa chín muồi.
Khi nhân viên kinh doanh dùng CRM đúng cách, việc phân loại lead sẽ trở thành vũ khí chiến lược: chăm đúng người, chốt đúng lúc, tối ưu toàn bộ quy trình bán hàng từ đầu đến cuối.
4. Cá nhân hóa email/tin nhắn chăm sóc qua dữ liệu CRM
CRM lưu lại tên, lịch sử mua hàng, sở thích… và đây là nguyên liệu vàng để bạn cá nhân hóa nội dung chăm sóc.
Thay vì gửi “Email hàng loạt”, hãy thử:
- Gửi ưu đãi sinh nhật cho nhóm khách theo tháng
- Gợi ý sản phẩm phù hợp dựa trên lần mua trước
- Chào mừng bằng tên thật + ưu đãi riêng
Đây chính là bước đầu tiên để CRM cho nhân viên bán hàng tạo nên trải nghiệm cá nhân hóa, gia tăng thiện cảm và tỷ lệ phản hồi.
5. Phân tích nguyên nhân “rớt deal” để cải thiện kỹ năng
CRM không chỉ ghi nhận thành công – mà còn giúp bạn học từ thất bại.
Hãy thường xuyên:
- Ghi lại lý do khách từ chối (giá, đối thủ, chưa cần…)
- Xem lại thời điểm khách “rơi rụng” khỏi pipeline
- Phân tích điểm yếu trong quy trình chốt
Việc này giúp bạn dùng CRM để không lặp lại sai lầm, cải thiện liên tục kỹ năng chốt sales.
6. Tận dụng biểu đồ – báo cáo để theo dõi hiệu suất bản thân
Hầu hết phần mềm CRM cho sale đều có dashboard trực quan. Hãy thường xuyên kiểm tra:
- Tổng số deal bạn đang nắm
- Tỉ lệ chuyển đổi qua từng giai đoạn.
- KPI nào đang tăng – KPI nào đang “đỏ đèn”
Đây là cách nhanh nhất để tự hiệu chỉnh chiến lược trước khi sếp phải “nhắc nhẹ”.
7. Gắn tag – phân nhóm khách hàng theo tính cách, hành vi
Không phải khách hàng nào cũng giống nhau. Có người thích giá rẻ, có người quan trọng chất lượng, có người thích nói chuyện nhiều…
Hãy sử dụng CRM để gắn tag (nhãn) như:
- “Ưu tiên giá”
- “Khó tính – chi tiết”
- “Mua nhanh – ít hỏi”
Nhờ đó, bạn có thể xây chiến lược chăm sóc riêng cho từng nhóm, giúp khách cảm thấy được hiểu và tin tưởng hơn.
8. Kết hợp CRM với lịch cá nhân (Google Calendar, Zalo OA…)
Đừng để CRM đứng một mình. Hãy đồng bộ CRM với Google Calendar, Outlook, Zalo OA để:
- Tự động lên lịch cuộc hẹn
- Nhận thông báo trước các cuộc gọi
- Nhắn tin chăm sóc tự động qua Zalo
Đây là mẹo sử dụng CRM hiệu quả giúp bạn “làm ít – đạt nhiều”, tiết kiệm thời gian mà vẫn chăm khách đầy đủ.
9. Luôn cập nhật trạng thái deal – tránh dữ liệu ảo
Một sai lầm phổ biến: để các deal tồn kho hàng tháng mà không cập nhật trạng thái.
Hậu quả:
- Báo cáo sai lệch
- Quản lý không hỗ trợ kịp
- Bạn tự ảo tưởng về pipeline của mình
Luôn cập nhật trạng thái thực tế: đang thương lượng, chốt thành công, từ chối… Đó là cách giữ dữ liệu sống động và đáng tin cậy.
10. Tận dụng CRM để học hỏi từ “deal thành công”
Sau mỗi thương vụ thành công, hãy quay lại CRM và xem:
- Khách này đến từ đâu?
- Hành vi họ ra sao?
- Bạn nói gì khiến họ đồng ý?
Đây là dữ liệu vàng để rút ra mô hình bán hàng hiệu quả, từ đó nhân rộng cho các deal tương tự.
👉 CRM cho nhân viên bán hàng không chỉ là nơi lưu trữ, mà là công cụ tối ưu hóa hiệu suất, tạo lợi thế cạnh tranh, và mở rộng kỹ năng bán hàng theo thời gian.
Áp dụng những mẹo sử dụng CRM trên, bạn sẽ thấy: làm sales không còn vất vả – mà là hành trình chủ động, thông minh và hiệu quả.
Xem thêm: Phân tích dữ liệu khách hàng – CRM hỗ trợ ra quyết định
II. Lưu ý khi sử dụng CRM: Tránh 3 sai lầm phổ biến
Việc sử dụng CRM hiệu quả không chỉ nằm ở các mẹo kỹ thuật, mà còn phụ thuộc vào tư duy và thói quen của người dùng. Dưới đây là 3 sai lầm phổ biến mà nhiều nhân viên kinh doanh mắc phải khi dùng phần mềm CRM, khiến công cụ này không phát huy được đúng giá trị.
1. Chỉ nhập liệu đối phó – không xem CRM là công cụ hỗ trợ thật sự
Một thực tế ở nhiều doanh nghiệp là nhân viên sales chỉ nhập thông tin vào CRM khi bị yêu cầu, hoặc để “báo cáo cho có”. Dữ liệu ghi chú sơ sài, trống trơn hoặc copy-paste từ email khiến hệ thống trở thành… “bãi chứa thông tin chết”.
❌ Điều này khiến CRM không khác gì bảng tính Excel – không có giá trị hỗ trợ thực tế nào cho việc bán hàng.
✅ Khi xem CRM là “trợ lý chiến lược”, bạn sẽ chủ động nhập thông tin để phục vụ chính mình: ghi chú kỹ lưỡng để nhớ rõ khách, phân loại để chăm sóc hiệu quả hơn, theo dõi để chốt nhanh hơn. Đây mới là cách sử dụng CRM hiệu quả thực sự.
2. Không cập nhật thông tin thường xuyên – dữ liệu trở nên vô dụng
Một sai lầm khác là để deal, lead hoặc lịch hẹn “đứng hình” trong CRM, không cập nhật trạng thái theo thời gian thực. Hậu quả là:
- Quản lý không nắm được tiến độ thật
- Đồng đội khó hỗ trợ phối hợp
- Chính bản thân bạn cũng quên mất mình cần làm gì
📉 Với CRM cho nhân viên bán hàng, tính chính xác và cập nhật của dữ liệu là yếu tố sống còn. Bán hàng không phải trò may rủi – bạn cần có dữ liệu tin cậy để đưa ra quyết định nhanh và đúng.
Hãy xem việc cập nhật CRM mỗi ngày như… đánh răng buổi sáng: việc nhỏ nhưng cực kỳ quan trọng.
3. Không đọc dữ liệu để tối ưu công việc – bỏ lỡ cơ hội cải thiện
Nhiều nhân viên kinh doanh chỉ dùng CRM để nhập liệu, nhưng không bao giờ mở báo cáo hay biểu đồ ra xem. Điều này chẳng khác nào bạn sở hữu một bản đồ kho báu – nhưng chưa từng mở ra đọc.
📊 Phần mềm CRM cho sale thường tích hợp các tính năng báo cáo tự động:
- Tỉ lệ chốt theo từng nguồn khách
- Hiệu suất cá nhân theo tháng/quý
- Những lý do thất bại lặp đi lặp lại
✅ Việc thường xuyên phân tích dữ liệu giúp bạn:
- Phát hiện điểm mạnh/yếu trong quy trình bán hàng
- Tối ưu thời gian, tập trung đúng lead tiềm năng
- Không lặp lại sai lầm và nhanh chóng cải thiện kỹ năng
👉 Đặt lịch 15 phút mỗi tuần để đọc lại báo cáo CRM, tự đánh giá tiến độ và điều chỉnh chiến lược.
Nếu bạn muốn CRM thực sự hỗ trợ công việc bán hàng, thì đừng “dùng hời hợt”. Hãy biến CRM thành công cụ chiến đấu mỗi ngày, thay vì “bảng báo cáo để đối phó”.
IV. Kết luận
CRM không phải là cây đũa thần giúp bạn chốt đơn ngay lập tức. Nhưng nếu biết dùng đúng cách, nó sẽ là “trợ lý chiến lược” giúp bạn bán hàng thông minh hơn – nhanh hơn – bền hơn.
CRM không thay bạn gọi khách, nhưng giúp bạn gọi đúng người – đúng lúc – đúng nội dung.
Đó là sự khác biệt giữa “bán theo cảm tính” và bán hàng theo dữ liệu (data-driven sales) – thứ tạo nên những đội ngũ sale chuyên nghiệp trong thời đại số.
📞 Đăng ký tư vấn miễn phí hôm nay để trải nghiệm demo phần mềm CRM cho sale và khám phá cách tối ưu hiệu suất bán hàng chỉ trong vài cú click!
Liên hệ VFM Technology ngay hôm nay. CRM không chỉ để dùng – mà để tạo doanh thu.
👉 Website: https://vfmtech.vn
📞 Hotline: 0393 633 424
📩 Email: contact@vfmtech.vn
